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    應收賬款精細化核算與管理方法
    來源:綜合整理 2018-10-11 分享到

      對應收賬款的管理,大部分企業都能夠按照企業的財務記錄定期列出客戶的欠款金額和欠款賬齡,通過專門會議來布置應收賬款的追繳工作,然而這種粗線條的管理方式并不能做到有的放矢。營業員在按照財務記錄向客戶追繳款項時,如果企業賬單不準確,客戶就會以各種理由延緩支付,時間過長的話便會導致壞賬風險增加。企業內部要有效地管理應收賬款,就需要準確篩選出非正常的應收賬款,下列問題必須解決:財務核算是否能夠提供足夠詳細的賬單并與客戶逐筆核對一致;哪些客戶的哪些賬款需要在本期(本月)追回;布置哪位人員負責對哪些客戶追繳;對不同的客戶采取哪些措施;對營業員的量化考核是否及時。本文以某國際貨運代理企業為例,向讀者介紹一套行之有效的應收賬款精細化管理方法。

      一、應收賬款的分類

      企業依照信貸額和信貸期,可將應收賬款分為ABC三大類,每一大類依據其特征可分為兩小類,如圖所示:

      C類:應收賬款控制在信用政策范圍內的客戶。該部分客戶為優質客戶或新客戶,無需特別措施,只需要繼續正常維護。

      B類:應收賬款開始出現越過信貸政策范圍的苗頭,但還沒有實質性影響到公司資金運轉。該部分客戶中既有較大客戶由于一次采購量較大而形成金額超信用額的情形,也有小客戶向企業轉嫁資金運轉困難而拖延結算周期的情況。該部分客戶是應收賬款精細化管理的重點之一。出現的問題應該盡量在該階段內解決。

      B1類:主要為欠款金額超信用額客戶。對該部分客戶,需要詳細了解其超信用額的原因,然后采取謹慎的措施。如果公司資金周轉允許,可以考慮適當提高信用額度,否則,應提醒客戶降低欠款金額。內部管理上則需要對該部分客戶的賬單及時對賬,避免由于雙方記錄不一致拖延結算時間而增加欠款額度。

      B2類:主要是欠款時間超過信貸期限的小客戶。對其要緊密跟蹤,沒有結清過期款項前不能繼續賒銷。

      A類:主要為欠款時間或金額已嚴重超期的客戶。這些客戶的行為影響到了公司資金的正常運轉,壞賬風險增加,應采取嚴格的催款措施。

      A1類:該部分客戶應收賬款嚴重超過信用限額。雖然該部分客戶業務量較大,但與其應收賬款產生的壞賬風險相比,應該毫不猶豫地選擇停止繼續信貸銷售,營業員應登門拜訪催繳。在內部管理上,需要將這些客戶的銷售資料重新單獨歸檔,欠款明細放入另冊,每周更新信息,記錄催繳過程和進展。如果欠款時間也嚴重超期,則應該考慮進入法律程序。

      A2類:該部分客戶應收賬款嚴重超過時限,客戶營業額較小,風險較大,應該停止信貸銷售,增加營業員上門催款的頻率。如短期內不能收回長期欠款,應考慮收集進入法律程序的資料。

      二、應收賬款精細化管理數據的提供

      1. 業務編號。由于公司的資金一直不停地往復循環運動,為了能準確區分和描述每筆往來款項的掛賬、收取和支付等財務活動,企業需要對所有與應收賬款相關的業務逐筆進行唯一的編號、登記。這個編號稱為“業務編號”。應收賬款發生掛賬和收取時,要在會計分錄摘要之后綴上“業務編號”。

      2. 應收賬款的輔助核算設置。首先要對每個業務編號下應收賬款的跟蹤回收責任落實到人。一般誰承攬的業務就由誰負責跟蹤回收,并且其回收結果與業績考核直接相關。為了落實責任制,在應收賬款核算方式上,要按營業員和客戶進行兩項輔助核算,使每一個業務編號下的應收賬款都能跟蹤到業務員和相應的客戶。營業員和客戶的輔助核算是使用業務編號跟蹤法的重要環節。

      3. 業務平臺的建立。在這個平臺上,所有的人員都可以通過按統一規則編制的業務編號查詢到與自己承攬業務相關的業務信息。每個業務員都是平臺數據的提供者,也是數據的使用者:業務員承攬的業務需要在平臺上進行業務統一編號、錄入相關業務信息;營業員申請支付每筆費用時也要按照平臺的統一編號和金額進行查詢;財務部門可以根據系統中的相關數據進行審核和支付,沒有在平臺上統一編號的業務不可能實現支付,有了統一編號的業務不可能出現超出已錄入平臺金額的付款申請。錄入平臺的應收賬款信息一旦確認后就會被鎖定,收回款項是沖銷應收賬款的唯一途徑。

      4. 使用業務編號對應收賬款進行核銷。指在收到款項后,在金蝶財務核算系統中將已掛賬的應收賬款,按客戶、營業員和業務編號進行沖銷。只要客戶的某筆業務尚未核銷,該客戶的欠款就不會消失。而且,由于該過程提供的應收賬款有會計憑證號和會計憑證附件做依據,營業員容易查詢和認可,也便于與客戶核對差異。

      5. 營業員對應收賬款清單的確認。財務將最終的應收賬款明細清單從金蝶財務核算系統導出為EXCEL格式表格后,分別提供給相關營業員進行核對。應收賬款明細清單主要包括的字段為客戶、營業員、業務日期、到期日、業務編號、憑證號和未核銷金額。營業員按照平臺上顯示的數據與財務提供的清單逐筆核對,如有異議,可以通過書面聯系單經批準后給予更正。一般情況下,除了有一部分業務由于統計截止時點不一致或有部分業務應收應付互抵事項而導致差異外,清單的準確度是很高的。

      6. 精準篩選出非正常應收賬款。非正常應收賬款指B類和A類應收賬款。假設當前日期是2013年9月1日;公司規定無協議客戶正常收款到期日為業務發生日開始的月份至下一個月份末日,即7月份發生的業務如果在8月31日前結清則為無協議客戶正常結費;公司規定協議客戶正常收款到期日比無協議客戶多一個月,即6月份發生的業務如果在8月31日前結清則為正常按協議結費。能夠正常結費的客戶不需要特別關注。因此,9月份需要關注的非正常結費客戶應該是到期日在8月份但至9月份尚未結清欠款的客戶(B類)和到期日在7月份以前但至9月份尚未結清欠款的客戶(A類)。

      非正常應收賬款客戶篩選步驟如下:①9月1日從財務核算系統導出EXCEL格式的應收賬款清單,按清單中如“到期日”將客戶分為“7月份及以前欠款”、“8月份欠款”兩類。使用EXCEL透視表功能,完成所有客戶按以上兩個字段篩選的應收賬款余額(未核銷金額)統計,并按金額大小排序后得到截至8月31日的“7月份及以前欠款”、“8月份欠款”余額列表(見下表第1至第3列)。②在9月9日(周一)錄入新業務數據前,重復以上步驟可得到截至9月6日(9月第一周)“7月份及以前欠款”、“8月份欠款”余額類表(見下表第1列、第6列、第7列)。③對于同一個客戶,將“本期余額”減去“本期初余額”后得到的差額為“本期(第一周)收回”這些非正常應收賬款的金額(見下表第1列、第4列、第5列)。這個收回金額可用于衡量客戶的優劣和營業員的收款業績。

      接下來的9月16日、23日、30日都需要統計截至9月13日、20日和27日的本期余額,并減去相應的期初余額算出本期收回額。用同樣的方法計算10月1日以后的“非正常應收賬款跟蹤表”,注意期初余額、期末余額和月份都需做相應變化。

      三、應收賬款精細化管理的制度化措施

      應收賬款的精細化管理措施包括:①對客戶評價信用,確定信用額度和信用期限,簽訂信用結算協議。未簽訂協議的客戶嚴格實施先收款后提供服務的政策。②根據對非正常結費客戶的精確篩選,確定追繳應收賬款責任人和追繳目標。對嚴重違反協議的客戶暫停為其墊付款項直至應收賬款降至信用政策范圍內。③每周兩次召開會議,根據“非正常應收賬款跟蹤表” 跟蹤追繳應收賬款進展和遇到的問題,制定對應措施。④建立每月考核制度。非正常應收賬款應作為營業員業績的扣分項在當月獎金中體現。⑤及時收集嚴重超限客戶信息和文字資料,保留書面資料,為進入法律程序做準備。

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